所謂“特別會議”是指那些在規(guī)定的時(shí)間而定期召開的例行會議之外，由于非常特別的情況而由主管經(jīng)理臨時(shí)召開或指派他人臨時(shí)召開的內(nèi)部工作性會議，是該部門在管理或商務(wù)活動(dòng)出現(xiàn)特殊情況時(shí)，而采取的一種應(yīng)變措施。
特別會議雖然是在應(yīng)急的情況下而召開的，通常是所遇問題突然、會議準(zhǔn)備的時(shí)間又很短，但對會議的安排也仍然要盡可能做得完備、充分，不要倉促開會。
當(dāng)主宇航局經(jīng)理吩咐秘書人員就特定的問題臨時(shí)召集一個(gè)會議時(shí)，如果經(jīng)理就會議的背景、目標(biāo)、問題和參加會議的人員做出明確的部署時(shí)，秘書人員可按照經(jīng)理的要求一一進(jìn)行辦理。
但是，如果秘書人員被告知就某一或某些事情召集會議時(shí)，而并沒有獲得對此會議有關(guān)要素的授意，在這種情況下，秘書人員可征得上司的同意有分寸地就以下六個(gè)方面的問題向主管經(jīng)理進(jìn)行探明，并迅速作出準(zhǔn)備。這六個(gè)需探明的問題是：
（一）為什么開會
這個(gè)會議是為什么開的？是為了說明什么情況，還是為解決問題而獲得結(jié)論呢？是為了交換情報(bào)，還是為了出謀劃策？明確會議目的是使一些為突發(fā)情況而召開的會議獲得成功的必要條件。
（二）議題是什么
會議的議題是什么，并獲得最簡潔，最明確的表述，這是確定會議進(jìn)行的方式和出席會議人員的基礎(chǔ)。
（三）誰參加會議
會議由誰主持？要有哪些人參加？其中關(guān)鍵的、尤其不可缺少的人是哪些？有因故不能到會的是否可找人代理？
（四）什么時(shí)間開會
會議什么時(shí)間開始？預(yù)計(jì)什么時(shí)間結(jié)束？
（五）在什么地方開會
會場安排在哪里？對會場有什么特別的要求？是否需要安裝特別的視聽設(shè)備？
會議怎么開？
會議采取什么方式進(jìn)行？是否要求與會者在前來參加會議時(shí)攜帶什么特別的資料？有什么需要特別注意的事項(xiàng)？
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